Under min tid som företagare och ledare i flera organisationer har jag stött på de som är extremt effektiva och de som aldrig verkar få något gjort.
1. Disciplin gör dig till vinnare
För dig som vill bli supereffektiv handlar mycket bara om disciplin. Det är idag så lätt att hamna i det bekväma att prata med kollegor/vänner, dra ut på möten som inte leder någonstans eller fastna i sociala medier.
En supereffektiv person vet att tid är värdefull och kommer att vara disciplinerad i att när man påbörjar en uppgift så fortsätter man den till slut. Det spelar ingen roll om det dyker upp ett email eller om en kollega vill prata om helgen eller om det hade varit skönt att sätta sig i soffan och vila lite.
Det betyder inte att de supereffektiva personerna inte pratar med kollegor eller ser en serie på Netflix utan att de har disciplinen att genomföra de tunga uppgifter som de vet att de behöver genomföra.
2. Tydliga att-göra-listor med prioriteringar
Många av de supereffektiva personerna har också något sätt att strukturera sina dagar. Sätten skiljer sig åt med det finns en tydlig gemensam nämnare i att de redan innan dagen har startat vet vad de ska göra.
Ett sätt kan vara en enkel att göra lista i ett block där de lägger till vad som ska göras och kryssar av det som har genomförts. För de som gillar detta sättet brukar jag tipsa om ToDoist som är en digital att göra lista som är gratis. Det finns många bra funktioner, t.ex. att du kan kategorisera punkterna i olika projekt och att du kan prioritera varje punkt så att du vet vilka du behöver börja med jämfört med vilka som du kan ta när det blir kväll och man är lite seg.
Ett annat sätt men som grundar sig i samma tankesätt är att ha en uppdaterad kalender där det redan tydligt framkommer exakt vilka aktiviteter man ska genomföra vid varje klockslag. Jag har sett exempel på sådan detaljrikedom där det för varje 15 minuters intervall i kalendern finns en aktivitet. Nackdelen med det brukar vara att det i kan dyka upp uppgifter man behöver ta tag i direkt som man inte kan planera för och då förstörs ens schema.
3. ”10 minuters planering sparar 1 timme i genomförande”
Jag läste för länge sedan om någon management konsult som hävdade att var 10e minut som spenderas i planering sparar 1 timme i själva genomförandet.
Verkligenheten är nog inte helt så simpel och det spelar stor roll för var det är man planerar och ska genomföra hur denna relation hänger ihop. Men grundtanken är sund och ger en fingervisning om vad utfallet kan vara.
Det stämmer också väl in på de supereffektiva personerna. När det kommer till jobbsammanhang brukar de supereffektiva ofta sitta på söndagskvällen och planera för veckan som kommer. Det är då att göra listan eller kalendern skapas.
4. Avsätta tid för kommunikation
En annan praktisk sak som de supereffektiva personerna gör är att de avsätter tid i kalendern för kommunikation. När jag pratar om kommunikation menar jag email, sms, sociala medier och personer att ringa.
Sätt av den tiden speciellt i kalendern så att du skapar tid för att genomföra dessa delar också. Det som tar mest tid under en dag är ofta att bli avbruten. Det har enligt olika undersökningar framkommit att från det att man blir avbruten från fokuserat arbete till dess att man kommer tillbaka till samma ”stadium” så tar det ca 20 minuter. Blir du därför avbruten 20 gånger under en dag med att det kommer in ett email eller en notis på sociala medier spenderar du enligt forskningen 6,6 timmar på att komma tillbaka till ditt ursprungliga fokus på en dag.
5. Sätt mål!
För att kunna göra sina att göra listor eller kalendrar och vara supereffektiv så behövs något att sträva efter och att jobba mot. Att vara effektiv i att göra massor med saker som inte leder till något större skulle inte jag klassa som effektivt.
Därför är också något som jag identifierat att de effektiva personerna har tydliga långsiktiga mål. Det kan gälla både privat och företagets mål men allt som läggs in som prioriterat i kalendern eller att göra listan är för att nå dessa långsiktiga mål.
6. Göra rätt saker och saker rätt
Lite på samma tema som under punkt 5 ”Sätt mål!” så är en viktig del i att vara supereffektiv att inte bara göra rätt saker utan att också göra saker rätt. Det innebär att de supereffektiva personerna ofta löpande förbättrar de processer som de har. Det kan vara allt från att man kan ta bort en delprocess som inte behövs eller som skapar dubbelarbete eller att skapa ett system som gör en del av en process automatiskt.
7. Fråga om hjälp
En av de fantastiska egenskaper som skiljer de supereffektiva personerna mot resten är också att de vågar fråga om hjälp. Har de ett problem så kommer ofta frågan upp omgående och man tar in förslag och hjälp från kollegor eller vänner. Det innebär att de snabbare lär sig nya saker och fastnar inte lite lätt.
Det innebär inte att de också försöker hitta en snabb lösning på problemen själva. Google har gjort de supereffektiva ännu mer supereffektiva t.ex. De lär sig ofta snabbt hur man tar reda på småproblem genom internet och lär sig skilja på problem som man ska fråga vänner/koller eller vilka problem man kan lösa själv för at var så effektiv som möjligt.